Aide

Cette section décrit comment utiliser Project Dashboard, notamment pour mettre à jour les données, générer des rapports et exporter des données.

Mise à jour des données

Cycle de notification

Les PD sont priés de communiquer les données suivantes pour chaque projet :

• Une fois par trimestre : total des décaissements au cours du trimestre précédent. Les données doivent être fournies dans les 15 jours suivant la fin du trimestre.
• Une fois par an : les projections de décaissement (également appelées « projections du CDMT » ) par trimestre pour l’exercice fiscal suivant, et par année pour les deux exercices fiscaux suivants.

Modifier les activités

Modifier une seule activité

Lorsque les utilisateurs sont autorisés, la mise à jour des données d’un projet particulier est simple. Depuis la page Activités, cliquez sur l’icône Modifier à droite d’un projet. L’éditeur d’activités s’affiche. En cliquant sur les différents onglets, vous verrez toutes les données du projet qui peuvent être modifiées, y compris :

• Base - titre, description, dates de début et de fin, et autres classifications de base du projet
• Secteurs - le secteur du CDMT, le ministère/l’agence aligné(e), les objectifs des ODD et le pilier de la PAPD
• Lieux - les lieux sous-nationaux où cette activité est active
• Finances - les engagements (la valeur totale du projet), les décaissements et les plans de dépenses prévisionnels (projections du CDMT).
• Jalons (actuellement seulement pour les projets PSIP) - sélectionnez les jalons qui ont été franchis.
• Conditions - ajoutez le financement de contrepartie attendu des donateurs (à l’avenir, cet onglet permettra également d’inclure des conditions préalables).

L’éditeur d’activités est assez simple et rapide à utiliser ; toutes les données sont sauvegardées au fur et à mesure que vous les modifiez et que vous vous déplacez dans l’interface.

Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez mettre à jour plusieurs activités à la fois. En ce cas, vous pouvez utiliser des modèles de mise à jour Excel. Les sections suivantes décrivent comment cela fonctionne pour la déclaration des données de décaissement (trimestrielles) et des projections du CDMT (annuelles).

Mise à jour trimestrielle des données relatives aux versements

Auparavant, la mise à jour trimestrielle des données de décaissement pour chaque donateur demandait beaucoup d’efforts. Cette opération est désormais beaucoup plus simple et rapide si vous suivez les étapes suivantes :

1. Sur la page Exporter des données, faites défiler vers le bas jusqu’à Modèles de rapport Excel
2. Sur le côté gauche, sous Exporter un modèle, sélectionnez le type de modèle Décaissements.
3. Sélectionnez un donateur et une devise (USD par défaut).
4. Sélectionnez éventuellement des colonnes supplémentaires à inclure dans votre modèle, en utilisant le bouton "Personnaliser les colonnes".
5. Envoyez le modèle en pièce jointe au donateur concerné. Demandez-lui de mettre à jour la colonne des décaissements trimestriels.

Examinez le fichier que vous recevez en retour du donateur et vérifiez que les chiffres sont cohérents. Si vous êtes satisfait, passez à la section suivante et importez le fichier.

Importation des données mises à jour

1. Sur la page Exporter des données, faites défiler vers le bas jusqu’à Modèles de rapport Excel
2. Sur le côté droit, sous Importer un modèle, sélectionnez Disbursements, si ce n’est pas déjà sélectionné.
3. Sélectionnez éventuellement des colonnes financières supplémentaires pour importer des décaissements pour d’autres trimestres fiscaux.
4. Téléchargez le fichier que vous avez reçu du donateur. Tous les projets seront mis à jour en fonction des données introduites dans le fichier par le donateur.

Les champs suivants seront automatiquement mis à jour :

• Décaissement pour le(s) trimestre(s) fiscal(aux) concerné(s)
• Code du projet du donateur
• Titre du projet
• Description du projet
• Organisme de mise en œuvre de l’activité
• Statut de l’activité
• Date de début de l’activité
• Date de fin de l’activité

Mise à jour annuelle des données de projection du CDMT

Chaque année, les données relatives aux projections du CDMT doivent être collectées auprès des donateurs pour les années fiscales à venir, dans le cadre du processus budgétaire. La collecte et la saisie de ces données devraient être assez simples si vous suivez les étapes suivantes :

1. Sur la page Exporter des données, faites défiler vers le bas jusqu’à Modèles de rapport Excel
2. Sur le côté gauche, sous Exporter un modèle, sélectionnez le type de modèle Projections du CDMT.
3. Sélectionnez un donateur et une devise (USD par défaut).
4. Sélectionnez éventuellement des colonnes supplémentaires à inclure dans votre modèle, en utilisant le bouton "Personnaliser les colonnes".
5. Envoyez le modèle en pièce jointe au donateur concerné. Demandez-lui de mettre à jour la colonne Projections du CDMT.

Examinez le fichier que vous recevez en retour du donateur et vérifiez que les chiffres sont cohérents. Si vous êtes satisfait, passez à la section suivante et importez le fichier.

Importation des données mises à jour

1. Sur la page Exporter des données, faites défiler vers le bas jusqu’à Modèles de rapport Excel
2. Sur le côté droit, sous Importer un modèle, sélectionnez le type de modèle Projections du CDMT, si ce n’est pas déjà sélectionné.
3. Sélectionnez éventuellement des colonnes financières supplémentaires pour importer des projections MTEF pour d’autres années.
4. Téléchargez le fichier que vous avez reçu du donateur vers le Dashboard. Tous les projets seront mis à jour en fonction des données saisies dans le fichier par le donateur.

Les champs suivants seront automatiquement mis à jour :

• Projections du CDMT pour le(s) exercice(s) concerné(s)
• Code du projet du donateur
• Titre du projet
• Description du projet
• Organisme de mise en œuvre de l’activité
• Statut de l’activité
• Date de début de l’activité
• Date de fin de l’activité

Rapports et exportations

Rapports standard

Un certain nombre de rapports standard sont automatiquement mis à jour au fur et à mesure que les données sont actualisées dans le système :

• Sur la page d’accueil :
  • les décaissements, les décaissements prévus et les nouveaux engagements par secteur (vous pouvez sélectionner un exercice fiscal spécifique)
  • les changements par secteur au fil du temps (vous pouvez choisir de les voir par décaissements, décaissements prévus ou nouveaux engagements)
  • les engagements et les décaissements par secteur et par source à ce jour.
• Dans le menu déroulant des rapports (dans le menu en haut de la page) :
  • exigences en matière de financement de contrepartie (pour les projets financés par les partenaires du développement)
  • suivi des jalons (pour les projets PSIP)

Il se peut que vous n’ayez pas accès à tous ces rapports.

Exportation de données

Il existe plusieurs façons d’exporter des données du système.

1. Si vous souhaitez générer une exportation de toutes les activités, vous pouvez le faire sur la page Exporter des données :
   • Exporter les données au format Excel exportera les données selon le format Excel existant de l’AMCU.
   • Télécharger les données détaillées des transactions financières de l’AMCU pour analyse fournit un format plus détaillé et plus avancé, utile pour l’analyse des séries temporelles.
   • Télécharger les données intégrées de l’AMCU et des projets PSIP suit le même format que le format Excel de l’AMCU, mais inclut également les projets PSIP.
2. Si vous souhaitez exporter une sous-section d’activités, vous pouvez filtrer les activités dans l’onglet Activités, puis cliquer sur Exporter la sélection vers Excel.